Кадровый и бухгалтерский учет часто воспринимаются как второстепенные задачи, не влияющие напрямую на прибыль. Однако ошибки при приеме сотрудников, начислении зарплаты или сдаче отчетности могут обернуться серьезными штрафами и проверками. В статье разбираем самые распространенные ошибки при учете сотрудников и объясняем, как их избежать.
Почему важно вести кадровый и бухгалтерский учет правильно
Во многих компаниях кадровый учет остается на вторых ролях: оформлением трудовых договоров, приказов о приеме и увольнении часто занимается сотрудник без профильных знаний. Параллельно бухгалтерский учет, включающий начисление зарплаты, уплату налогов и сдачу отчетности, часто ведется с нарушениями: встречаются некорректные начисления, ошибки в страховых взносах и несвоевременная сдача отчетов.
Большинство нарушений — не умысел, а результат невнимательности и отсутствия системного подхода. Чтобы избежать проблем, важно выстроить учет с самого начала правильно и поручить его специалистам. Доверив ведение бухгалтерского учета ScloudBuh, вы получите точные отчеты, соблюдение всех сроков и уверенность в законности всех операций.
Ошибки при приеме на работу
Правильное трудоустройство сотрудников — основа законного кадрового учета. Ниже рассмотрены ключевые ошибки и рекомендации, как их избежать.
Неактуальность кадровых документов
В трудовом законодательстве постоянно происходят изменения: появляются новые формы отчетности, корректируются правила оформления документов и процедуры кадрового делопроизводства. Кадровому специалисту недостаточно одноразово подготовить базовый набор документов — важно регулярно обновлять документацию и проверять актуальность форм и бланков.
Неверное заполнение условий трудового договора
Трудовой договор должен содержать: Ф.И.О. работника и наименование работодателя, паспортные данные сторон, место работы, должность и основные обязанности, дата начала работы: размер и порядок выплаты зарплаты, график работы и отдыха, гарантии и компенсации при вредных условиях, особенности специфического характера работы, условия труда на рабочем месте, обязательное социальное страхование, а также другие условия, предусмотренные законом. Недостающие сведения можно оформить приложением к договору.
Нарушение процедуры ознакомления с внутренними документами
Согласно статье 68 ТК РФ работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые влияют на его работу, до подписания трудового договора. На практике это часто игнорируют, что может вызвать внутренние конфликты и штрафы. Факт ознакомления можно зафиксировать несколькими способами: отдельным журналом или листом ознакомления, включением листа в трудовой договор или подписями работников под текстом актов. Последний способ также фиксирует содержание документа, с которым ознакомлен сотрудник.
Невыдача трудовой книжки
Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже. Работодатель обязан выдать ее сотруднику при приеме или увольнении лично в руки или переслать по адресу, указанному в заявлении. Невыдача трудовой книжки или задержка ее передачи нарушает трудовое законодательство и может повлечь штрафы для работодателя. При переходе на электронный документооборот бумажная трудовая книжка должна быть предоставлена в течение трех дней после соответствующего запроса работника.
Ошибки при начислении зарплаты и страховых взносов
Ошибки при начислении зарплаты и страховых взносов — одна из самых частых причин претензий со стороны работников и проверок со стороны контролирующих органов. Неправильное оформление оплаты труда или расчета дополнительных выплат может привести к штрафам и недовольству сотрудников.
Некорректное установление оплаты труда
Частая причина неправильного расчета зарплаты — использование некорректного минимального размера оплаты труда (МРОТ). Работодатели часто ориентируются только на федеральный МРОТ, при этом забывая о региональных нормах, которые могут быть выше. Также нужно учитывать районный коэффициент и возможные процентные надбавки к зарплате, установленные статьями 316 ТК РФ и 317 ТК РФ. Конкретные правила их применения и размеры определяются Правительством РФ.
Нарушения при предоставлении гарантий и компенсаций
Согласно разделу VII ТК РФ, сотрудники имеют право на гарантии и компенсации в определенных случаях: при командировках и переезде на новое место работы, исполнении государственных или общественных обязанностей, совмещении работы с обучением или научной деятельностью, при расторжении трудового договора и в других ситуациях. Чтобы их соблюсти, работодателю важно учитывать индивидуальные особенности работников — семейное положение, количество детей, наличие инвалидности, участие в обучении и другие факторы. Игнорирование этих нюансов может привести к внутренним конфликтам и претензиям со стороны сотрудников.
Некорректное применение ставок по страховым взносам
Ошибка возникает, когда компания или ИП применяет пониженную ставку страховых взносов без права на это или, наоборот, не использует пониженную ставку, хотя право есть. Например, предприятие не включено в реестр субъектов МСП, но применяет ставку 15% при расчете взносов — это нарушение. Чтобы избежать подобных ошибок, важно регулярно проверять, включена ли организация в реестр субъектов МСП, и своевременно отслеживать предельную базу по страховым взносам.
Ошибки передачи персонифицированных сведений
При передаче сведений о сотрудниках в контролирующие органы могут возникать ошибки: неверные данные, пропуски или несвоевременная сдача отчетов. Такие недочеты приводят к штрафам, дополнительной работе и необходимости сдачи уточненных отчетов. Ниже рассмотрим несколько типичных ошибок.
Некорректные сведения по сотрудникам
Ошибки в разделе 3 РСВ, например, неверные Ф.И.О., СНИЛС или суммы начислений могут привести к отказу ФНС в принятии отчета. Перед отправкой важно внимательно проверить все данные сотрудников и при возможности использовать автоматическую проверку.
Если ошибка обнаружена после сдачи, отчет исправляют: сначала аннулируют неверные сведения, затем заносят правильные данные и суммы начислений. Если сотрудник полностью не указан, необходимо сдать уточненный отчет и при необходимости доплатить страховые взносы.
Пропуск данных о новом сотруднике в отчете
Иногда бухгалтер может не внести в отчет данные о сотруднике, принятом в конце отчетного периода. В результате информация о начислениях и страховых взносах по нему не передается в налоговую, что может вызвать претензии со стороны инспекции. В такой ситуации необходимо подать уточненный отчет, дополнив его сведениями о сотруднике и скорректировав суммы начислений.
Отсутствие сведений о сотрудниках без начислений
Если в отчетном периоде у работника не было дохода, но его трудовой договор оставался в силе, сведения о нем все равно нужно включить в отчет. Пропуск таких сотрудников считается нарушением и может привести к отказу в принятии отчетности. В этом случае необходимо подать уточненный отчет с корректными данными по всем работающим.
Подытожим
Ошибки в кадровом и бухгалтерском учете кажутся мелочами, но именно из-за них компании чаще всего получают штрафы, теряют репутацию и время на исправление отчетности. Нарушения при приеме сотрудников, начислении зарплаты или передаче данных в контролирующие органы могут привести не только к проверкам, но и к финансовым потерям.
Чтобы избежать проблем, важно выстроить кадровый и бухгалтерский учет системно: регулярно обновлять документы, следить за изменениями законодательства, проверять корректность отчетов и расчетов. Делегирование этих задач профессионалам поможет не только снизить риски, но и освободить ресурсы для развития бизнеса.