Бухгалтер в штате или аутсорсинг: что выбрать начинающему бизнесу?

Почему этот выбор так важен 

Бухгалтерия — ключевая часть любого бизнеса. От того, насколько грамотно она выстроена, зависит правильность расчета заработной платы сотрудников, взносов, налогов, а также своевременность сдачи отчетности. Без должного учета даже небольшой бизнес может столкнуться со срывами сроков, путаницей в документах и административными последствиями. 

Часто эти задачи на старте предприниматели берут на себя. Такой вариант допустим, но требует много времени, внимания к деталям и понимания законодательства. В итоге усилия уходят не на развитие бизнеса, а на попытки разобраться в учете. 

По этой причине решение: вести бухгалтерию самостоятельно, нанять специалиста в штат или передать задачи на аутсорс — это стратегически важно для любого бизнеса.

Бухгалтер в штате 

Бухгалтер в штате — это классическое решение, которое выбирают многие компании. 

Плюсы бухгалтера в штате 

У этого формата есть свои сильные стороны.

• Личный контакт и прямое управление.

Бухгалтер находится рядом, доступен для личного общения, можно оперативно поставить задачу, согласовать документ или внести изменения, что достаточно важно, когда нужно быстро принимать решения.

• Глубокое погружение в бизнес.

Штатный бухгалтер со временем хорошо изучает специфику компании, особенности бухгалтерского и налогового учета в конкретной сфере бизнеса и взаимоотношения с контрагентами, тем самым учится быстрее ориентироваться в нестандартных ситуациях.

Минусы бухгалтера в штате 

Но при положительных моментах у этого подхода и достаточно минусов.

• Затраты на организацию рабочего места.

Для штатного бухгалтера нужно выделить отдельное место в офисе, обеспечить его мебелью, техникой, доступом к бухгалтерским программам и интернету. Все это — дополнительные расходы для бизнеса, которые могут оказаться неподъемными на старте.

• Сложности с поиском квалифицированного специалиста.

Найти опытного и ответственного бухгалтера — задача не из простых. Особенно сложно это сделать начинающему бизнесу: у компании может не быть возможности предложить конкурентоспособную зарплату. 

• Перерывы в работе на отпуска и больничные.

Во время отпуска или болезни бухгалтер также не работает, но задачи при этом остаются. Их нужно либо временно перераспределить внутри команды, либо срочно искать временную замену.

• Поиск замены при увольнении.

Если бухгалтер увольняется, процесс найма нового специалиста может занять недели или даже месяцы. За это время накопятся задачи и увеличится нагрузка на других сотрудников.

• Дополнительные финансовые обязательства. 

Работодатель обязан уплачивать страховые взносы за каждого сотрудника — в 2025 году это 30% от фонда оплаты труда в пределах установленной предельной базы. Также работодатель обязан перечислять в СФР взносы на страхование от несчастных случаев своих сотрудников от 0,2 до 8,5 % в зависимости от класса профессионального риска.

Бухгалтер на аутсорсе

Плюсы бухгалтера на аутсорсе 

• Оплата только за услуги. 

В случае с аутсорсингом вы платите только по фиксированной ставке или в зависимости от объема задач. Никаких налоговых отчислений и страховых взносов. 

• Удаленная работа.

Аутсорсинговый бухгалтер работает удаленно. Не нужно организовывать рабочее место в офисе, а также покупать компьютер, программное обеспечение и оплачивать интернет.

• Нет больничных и отпусков.

В аутсорсинговой компании над вашими задачами работает команда специалистов. Если один сотрудник временно недоступен, его без потерь заменит другой — бизнес продолжит работать в штатном режиме.

• Команда вместо одного специалиста.

Вы получаете не одного бухгалтера, а целую команду с опытом в разных сферах. Такие специалисты хорошо знают нюансы учета и законодательства в разных отраслях и, скорее всего, уже сталкивались с задачами, похожими на ваши. 

Минусы бухгалтера на аутсорсе 

У аутсорсинга, как и у любого решения, есть свои минусы, о которых важно знать.

• Дополнительные расходы на внеплановые услуги. 

За дополнительные услуги, например подготовку отчетов из сторонних сервисов или в Росстат, а также за создание документов по индивидуальным запросам, в аутсорсинге обычно нужно доплачивать отдельно. В штате такие задачи зачастую входят в общие обязанности сотрудника.

• Ограниченное персональное внимание. 

Бухгалтеры на аутсорсинге ведут несколько компаний одновременно, поэтому не всегда могут ответить вам моментально. Однако в опытной команде задачи распределяются так, чтобы каждый клиент получал своевременную поддержку.

Рекомендации для бизнеса разного масштаба 

Малый бизнес

Для небольших компаний, особенно в начале пути, оптимален аутсорсинг. Он позволяет сэкономить на зарплате, налогах, рабочем месте и обучении. При этом вы получаете профессиональные бухгалтерские услуги без необходимости держать специалиста в штате. 

Средний бизнес

Для компаний среднего масштаба хорошо работает гибридная модель. Штатный бухгалтер решает повседневные задачи и быстро реагирует на срочные вопросы, а аутсорсинговая команда подстраховывает.

Крупный бизнес

Крупные компании чаще имеют в штате целый отдел бухгалтерии — это необходимо при большом документообороте. Однако и в этом случае бывает полезно подключать аутсорсинг для разовых задач.

Scloudbuh  предоставляет услуги бухгалтерского аутсорсинга для бизнеса любого масштаба — от ИП до компаний с большим штатом. Мы предлагаем полное ведение бухгалтерии под ключ.

Чек-лист для предпринимателя 

Чтобы понять, какая модель ведения бухгалтерии вам подходит, честно ответьте на следующие вопросы. 

• Вы только начали бизнес, бюджет ограничен, времени и опыта на самостоятельное ведение учета не хватает? В этом случае оптимально передать задачи на аутсорс и сосредоточиться на развитии компании.

• Вам важно, чтобы бухгалтер был всегда на месте, можно было оперативно уточнить какие-то вопросы и быстро внести правки? Тогда стоит рассмотреть сотрудника в штате.

• Ваш бизнес активно растет: открываются новые филиалы и расширяется команда? Вам подойдет гибридная модель с главным бухгалтером в штате и поддержкой от аутсорса.

• Ваш бухгалтер уже не справляется с объемом документов и сроками? Подключите внешнюю команду, чтобы снять часть нагрузки и избежать ошибок в документации.

• У вас сложная или нестандартная сфера? Можете выбрать аутсорс — там работает универсальная команда специалистов с разным опытом, которая сможет учесть все особенности вашего бизнеса.

Заключение 

Вне зависимости от того, выберете ли вы штатного бухгалтера, аутсорсинг или гибридный вариант, самое важное — это найти надежного и проверенного партнера. Команда Scloudbuh готова взять на себя ваши бухгалтерские задачи с профессиональной поддержкой и индивидуальным подходом к вашему бизнесу. Доверьте нам бухучет и сосредоточьтесь на развитии бизнеса.